¿En qué podemos ayudarte?

Buscador Global Inteligente

Ubicado en la parte superior del panel de Inicio (Resumen), el buscador global es su herramienta principal de localización rápida en el sistema.

Cómo utilizar el buscador:

• Presione la barra de búsqueda en el header superior o use el atajo de teclado correspondiente.
• Escriba el nombre, apellido, DNI, CUIT, dirección o código de referencia que busca.
• El sistema filtrará automáticamente a través de la base de datos de inquilinos, propietarios, propiedades y proveedores.
• Haga clic directo en el resultado para navegar inmediatamente a la ficha detallada.

Registros Core

Gestione las entidades básicas del negocio inmobiliario de forma estructurada.

Inquilinos y Garantes

Permite registrar los datos personales de los arrendatarios. Puede asociar múltiples co-deudores y garantías cargando comprobantes de solvencia.

Propietarios y Coparticipaciones

Permite dar de alta a los dueños de las propiedades. En caso de inmuebles con múltiples dueños, asigne el porcentaje de participación correspondiente para distribuir comisiones y saldos liquidados automáticamente.

Propiedades

Carga detallada de inmuebles registrando dirección exacta, metros cuadrados, servicios, ambientes, comodidades y asignándolos a sus respectivos propietarios.

Creación y Gestión de Contratos

El núcleo de la administración de alquileres se define en las condiciones de cada contrato de locación.

Pasos para inicializar un contrato:

1. Seleccione la propiedad, el locatario principal y los garantes desde la pantalla de Nuevo Contrato.
2. Defina la fecha de inicio, duración en meses, moneda y la periodicidad del cobro.
3. Defina el método de ajuste/indexación (ICL, IPC, o porcentaje prefijado) y la frecuencia de actualización.
4. Presione Generar Cuotas para calcular la tabla de vencimientos mensuales del contrato.

Cancelación y Anulación de Contratos

Gestione la finalización anticipada o corrección de contratos erróneos.

Anulación de Contratos sin movimientos:

Si generó un contrato con datos incorrectos y este no posee cuotas cobradas ni movimientos de caja vinculados, puede eliminarlo de forma limpia ingresando al detalle del contrato y presionando el botón rojo Anular Contrato.

Rescisión Anticipada:

Para contratos activos que finalizan antes del período pactado, proceda a la rescisión registrando la liquidación de rescisión y la fecha de entrega de llaves correspondiente para liberar la propiedad.

Cargos Programados Recurrentes

Herramienta diseñada para aplicar cobros dinámicos o periódicos en las cuotas mensuales (expensas, servicios de luz/gas, impuestos municipales, tasas de mantenimiento).

Cómo programar un cargo:

• Desde la lista de contratos, localice el ícono del reloj de arena en las acciones del contrato deseado.
• Defina el concepto del cargo (ej. Expensas Extraordinarias), el monto y la vigencia.
• Seleccione si el cargo es recurrente (se aplica a todas las cuotas futuras) o si se aplica solo a un listado específico de meses.
• Al emitir la liquidación mensual, el sistema sumará automáticamente estos cargos al alquiler base.

Cargos Masivos en Edificios (Coeficiente de Participación)

Para simplificar la liquidación de expensas o gastos generales de un consorcio o edificio completo, la plataforma permite distribuir un monto total entre todas sus unidades utilizando sus Coeficientes de Participación Comunitarios.

1. Qué es el Coeficiente de Participación

Es el porcentaje asignado a cada unidad funcional (departamento, local, cochera) que determina su proporción de responsabilidad sobre los gastos comunes del edificio.

2. Configuración de Coeficientes

1. Diríjase al menú de Edificios y seleccione el edificio correspondiente.
2. Acceda a la pestaña "Cargos por Edificio". En la columna derecha verá el listado de unidades con sus porcentajes actuales.
3. Modifique el valor en la casilla de cada unidad y presione "Guardar Coeficientes" para fijar los valores por defecto en la base de datos.

3. Distribución y Liquidación del Gasto

Cuando crea un cargo masivo para el edificio en "Modo Plantilla":

• El sistema toma el monto total del gasto cargado (ej. $500.000,00 para el abono de ascensor).
• Calcula automáticamente la porción correspondiente a cada unidad que tenga un contrato activo en el período mediante la fórmula:
  Monto Unidad = (Monto Total * Coeficiente de la Unidad) / 100 (redondeado a 2 decimales).
• Genera e imputa el cargo de manera directa en la cuota de alquiler mensual del inquilino correspondiente a ese mes.

Registro de Pagos y Cobros

Gestione la recaudación diaria de cuotas de alquiler y la emisión de recibos.

Registrar un Cobro:

1. En la lista de contratos, presione el ícono verde de pesos ($) para desplegar el cuadro de cuotas.
2. Ubique la cuota que desea cobrar y presione el botón de pago ($).
3. Seleccione el medio de pago (Efectivo, Transferencia, Cheque) e ingrese el monto entregado.
4. El sistema registrará el movimiento en la Caja Diaria y generará el recibo de pago oficial.

Cobros Parciales / Pagos a Cuenta:

Si el inquilino entrega un monto menor al total de la cuota, regístrelo normalmente. El sistema marcará la cuota con estado Pago Parcial y mantendrá el saldo restante como pendiente para posteriores entregas.

Incidencias y Reclamos

Mantenga un canal de comunicación y resolución de problemas técnicos en las propiedades (humedades, averías eléctricas, reparaciones de fontanería).

Flujo de gestión de reclamos:

• Registre una incidencia usando el ícono de burbuja de diálogo de la lista de contratos.
• Describa el desperfecto y asigne un nivel de urgencia (Baja, Media, Crítica).
• Puede derivar la incidencia a un proveedor registrado asignándole presupuestos de reparación.
• Registre las novedades y actualice el estado a "Resuelto" una vez finalizada la tarea, permitiendo la imputación del gasto en la liquidación del propietario si corresponde.

Caja SOI Comercial

La Caja SOI comercial opera de forma independiente del circuito de alquileres, centralizando los movimientos de la oficina vinculados a operaciones comerciales:

• Ingresos Comerciales: Señas de reservas, comisiones de venta, honorarios de tasaciones.
• Egresos Comerciales: Gastos de oficina, viáticos de visitas, cartelería de propiedades en venta, comisiones pagadas a agentes.

Permite cierres de caja periódicos blindados mediante firmas de operadores para mantener la auditoría del equipo.

Reportes y Análisis Financiero

El módulo de reportes consolida información clave para auditorías y toma de decisiones financieras.

Reporte de Pagos Pendientes con Mora Estimada

Diseñado para prever la morosidad y calcular recargos acumulados de cuotas vencidas.

Descarga y Envío de Avisos de Pago Pendiente (Recibos Provisorios)

Para agilizar la gestión de cobranzas y la comunicación con los inquilinos morosos o con cuotas próximas a vencer, se ha integrado un motor de generación de **Avisos Informativos de Pago Pendiente (Recibos Provisorios)**. Estos documentos detallan los conceptos adeudados de forma clara, sin constituir un recibo fiscal cancelatorio.

1. Descarga Individual (Aviso en PDF)

Desde las pantallas de Reportes > Pagos Pendientes y Reportes > Próximos Pagos, cada fila cuenta con un botón azul con el ícono de un PDF ():

• Al hacer clic, el sistema genera de forma instantánea un archivo PDF limpio con la estética de la inmobiliaria que contiene el detalle de la cuota seleccionada y lo descarga en su dispositivo.
• Impacto de Mora Estimada: Si en el panel de filtros del reporte tiene seleccionada la casilla "Incluir Mora Estimada", el PDF individual se descargará aplicando el interés punitorio calculado a la fecha actual del sistema.

2. Descarga Masiva en Lote (ZIP)

Para simplificar el envío masivo o la impresión en bloque de avisos de cobro:

1. Seleccione las cuotas deseadas utilizando las casillas de verificación (checkboxes) al inicio de cada fila. Esto activará la Barra de Acciones Masivas en la parte superior.
2. Haga clic en el botón "Descargar Recibos (ZIP)" ().
3. El sistema compilará en segundo plano los PDFs de todos los avisos seleccionados, los empaquetará en un único archivo comprimido .zip y lo descargará en su computadora de manera inmediata.

3. Envío y Notificación por WhatsApp

Desde el mismo reporte o la barra de acciones masivas, puede enviar de forma automatizada los avisos a los teléfonos móviles de los inquilinos:

• Notificación Unitaria: Al hacer clic en el botón de WhatsApp de la fila de la cuota, el sistema enviará al inquilino un enlace tokenizado único para visualizar el recibo provisorio en línea o descargar el PDF directo.
• Notificación en Bloque: Utilizando el botón "Notificar Mora (WhatsApp)" de la Barra de Acciones Masivas, el sistema enviará los mensajes uno a uno en segundo plano a todos los inquilinos de las propiedades seleccionadas.

WhatsApp SOI y Envío de Credenciales

Módulo de automatización de notificaciones digitales mediante la integración con microservicios locales.

Configuración QR

Diríjase a WhatsApp SOI > Vincular Dispositivo y escanee el código QR desde su celular para habilitar los envíos automatizados de recibos y notificaciones de mora.

Envío de Credenciales de Acceso

Para habilitar a sus inquilinos y propietarios a gestionar sus cuentas en línea:

• Acceda a los listados en Registros > Inquilinos o Registros > Propietarios.
• Haga clic sobre el ícono de la llave amarilla en la columna de acciones del usuario correspondiente.
• El sistema disparará inmediatamente un mensaje privado vía WhatsApp o correo electrónico conteniendo las credenciales temporales del cliente para su primer inicio de sesión.

Portal de Autogestión (Área Privada)

El portal de autogestión en línea de UbiQuo AP (Área Privada) simplifica la comunicación y atención al cliente final. Permite a los inquilinos y propietarios acceder a su información en tiempo real sin necesidad de llamar o asistir a la oficina.

1. Envío de Credenciales de Acceso (Llave Amarilla)

Para habilitar el ingreso de un inquilino o propietario al portal, la administración debe despachar sus datos de acceso:

• Diríjase a los listados de Registros > Inquilinos o Registros > Propietarios.
• Localice al usuario correspondiente y haga clic en el ícono de la llave amarilla () en la columna de acciones.
• El sistema generará y enviará de forma automática un mensaje (vía WhatsApp o Correo Electrónico) con las credenciales temporales del cliente (usuario/email y contraseña) y el enlace de acceso al portal.

2. Acceso y Arquitectura de Navegación

El portal se localiza en la ruta del servidor /ubiquo/ap/. Cumple con la directiva **PWA (Progressive Web App)**, lo que permite a los clientes instalarlo en sus teléfonos móviles como una aplicación nativa. Cuenta con una navegación adaptativa (Dual-Stream):

• Dispositivos de Escritorio (Desktop): Se presenta una barra lateral izquierda fija con un moderno efecto Glassmorphism (difuminado y transparencia sutil) para navegar de forma ágil.
• Dispositivos Móviles (Mobile): Se oculta la sidebar lateral y se activa una barra de navegación inferior fija estilo iOS con iconos táctiles de acceso rápido (Inicio, Mi Perfil, Salir), maximizando el espacio de pantalla útil.

3. Información Visualizada según Perfil de Cliente

Al iniciar sesión, la interfaz adapta dinámicamente las herramientas y métricas según el tipo de usuario:

A. Vista del Inquilino

• Métricas del Dashboard: Contratos vigentes, fecha de vencimiento y monto exacto de la próxima cuota a abonar, estado general de deuda/mora, cantidad de documentos pendientes por subir y cantidad de incidencias abiertas.
• Detalles del Contrato: Ubicación geográfica de la propiedad en mapa interactivo, datos del locatario principal y período de vigencia.
• Historial de Cuotas: Listado cronológico de todas las cuotas del alquiler con color de borde y badges de estado (PENDIENTE, PAGADA, PAGO PARCIAL, EN MORA).
• Desglose de Montos: Visualización del valor del alquiler base y el detalle de cargos adicionales liquidados (expensas ordinarias, impuestos, servicios) que integran el total a pagar del mes.

B. Vista del Propietario

• Dashboard de Propiedades: Listado y cantidad de inmuebles propios que se encuentran bajo contratos de alquiler administrados.
• Liquidaciones de Renta: Registro de las liquidaciones emitidas a su favor con badges explicativos sobre el estado de pago de cada una de ellas (LIQUIDADA o PENDIENTE).
• Estados de Cuenta: Consulta histórica de movimientos y balances para auditar el rendimiento y cobro de sus rentas.

4. Descarga Directa de Recibos y Comprobantes

Para evitar demoras administrativas, los clientes pueden descargar sus propios comprobantes de pago:

5. Carga de Comprobantes de Pago (Subir Comprobantes)

Cuando un inquilino abona su alquiler mediante transferencia bancaria o depósito, debe presentar la documentación de respaldo para su posterior auditoría:

1. En el panel de su contrato, al lado de la cuota del período correspondiente, presione el botón **"Documentación"** (ícono de carpeta ).
2. El sistema lo redirigirá al formulario de carga ap_documentacion.php, listando los requisitos configurados por la inmobiliaria (ej: "Comprobante de Transferencia", "Pago de Luz/Gas").
3. Haga clic en seleccionar archivo (soporta formatos de imagen JPG/PNG y archivos PDF) y presione **"Guardar / Enviar Documentación"**.
4. El estado del documento cambiará automáticamente a **"POR VALIDAR"** (badge amarillo). El panel administrativo de la inmobiliaria recibirá la alerta para validar y consolidar la transacción.

6. Creación y Seguimiento de Incidencias / Reclamos

Los inquilinos pueden reportar desperfectos edilicios o problemas de mantenimiento directamente desde el portal:

• Nueva Incidencia: Presionando el botón **"Nuevo Reclamo"** en el detalle de su contrato, se desplegará una ventana modal.
• Detalles a completar: Descripción detallada del desperfecto, comentarios de disponibilidad para visitas técnicas y selección de urgencia. También permite adjuntar imágenes del estado inicial de la avería (fotos del "antes").
• Bitácora y Comentarios: En "Ver Reclamos" (ap_reclamos.php), el cliente puede ver el historial de reclamos reportados, el estado de resolución asignado por la administración (PENDIENTE, ABIERTO o CERRADO), el proveedor asignado y escribir comentarios en tiempo real para coordinar visitas o cargar fotos del trabajo terminado (fotos del "después").

Adelantar Saldo Propietario (Configuración de Honorarios)

Este parámetro define cómo retiene la inmobiliaria sus honorarios en la liquidación ante pagos parciales de inquilinos. Puede configurarse desde Administrar > Mi Inmobiliaria > Configuración de Saldos:

• Adelantar Saldo: SÍ (Cobro de Honorarios Completos): Al registrarse el primer pago parcial del inquilino, el sistema descuenta la comisión total teórica de la cuota completa y le entrega el remanente al propietario.
  Ejemplo: Valor Alquiler $100.000 (comisión $5.000). Pago parcial $20.000. Inmobiliaria retiene $5.000 de honorarios; el dueño recibe $15.000.
• Adelantar Saldo: NO (Cobro Proporcional - Estándar): La inmobiliaria deduce su comisión en forma proporcional al monto real depositado por el inquilino en ese pago.
  Ejemplo: Alquiler $100.000 (comisión $5.000). Pago parcial $20.000 (20%). Inmobiliaria retiene el 20% ($1.000); el dueño recibe $19.000. El saldo restante de comisión ($4.000) se deducirá del siguiente pago.

Calendario de Eventos y Accesos Rápidos

El calendario unifica el control de la agenda de la inmobiliaria, mostrando alertas automáticas y permitiendo registrar citas.

Alertas en el Calendario:

• Vencimiento y finalización de contratos vigentes.
• Visitas programadas a propiedades.
• Eventos corporativos y recordatorios personalizados de operadores.

Acceso Rápido al Calendario

Se ha implementado un acceso rápido con ícono de calendario en la barra de navegación superior de la plataforma (diseño estilo Apple HIG), permitiendo saltar con un solo clic al calendario del período mensual actual desde cualquier vista administrativa de Ubiquo.

Modelo de Alquiler / Renta Garantizada

El sistema soporta esquemas de Renta Garantizada, asegurando el pago al propietario en una fecha fija del mes independientemente de si el inquilino ha abonado a término.

Cómo configurar Renta Garantizada:

1. En la edición de contratos, marque el interruptor Renta Garantizada.
2. Defina el Día de Pago Garantizado (1 al 31 del mes).
3. El sistema mostrará un distintivo de escudo protector en el listado de cuotas correspondientes al contrato.

Adelantar Renta (Liquidación Propietario)

CRM SOI Comercial: Proceso Paso a Paso Detallado

El módulo SOI Comercial centraliza la captación y comercialización de propiedades, brindando un embudo (pipeline) interactivo desde la toma del cliente hasta la formalización de contratos.

El Flujo Comercial Consta de 5 Fases Clave:

Fase 1: Identificación del Interesado (Sala de Espera)

Todo el proceso se inicia ingresando un lead o prospecto en SOI Comercial > Nueva Operación:

• Búsqueda por DNI/CUIT: Al ingresar el documento, el sistema consulta en tiempo real en la base centralizada de ubq_personas. Si el cliente ya existe, autocompleta sus datos de contacto; si no, permite crearlo en el momento.
• Parámetros Iniciales: Asigne el origen o fuente (Web BuscoHogar, WhatsApp, Portal, Oficina o Referido) y seleccione el Tipo de Gestión (Tasación, Pre-Alquiler, Autorización de Alquiler, Autorización de Venta o Reserva).

Fase 2: Configuración Específica de la Gestión

Según el tipo de gestión, el sistema habilita herramientas específicas:

• Tasación (Captación): Permite completar la ficha edilicia (metros, servicios, estado general, entorno) y emitir el Reporte Técnico de Tasación imprimible.
• Autorizaciones (Alquiler / Venta): Se configuran los precios sugeridos, honorarios y se dispara una orden automática de Cartelería en estado "Pendiente" para colocar carteles físicos en el inmueble.
• Reserva de Inmueble: Se asocia una propiedad existente, se indica el monto entregado en seña, fecha de vencimiento y el valor de alquiler/venta acordado.

Fase 3: Carga de Informes y Solicitud de Firma

Una vez recibidos los datos del cliente:

• Adjunte informes crediticios (Nosis, Veraz) a la operación.
• Firma Electrónica / Digital: Presione "Solicitar Firma". El sistema genera un token seguro y envía un enlace al cliente para acceder al lienzo de firma táctil responsivo. Al firmar, se registran evidencias de trazabilidad legal (IP, User Agent, marca de tiempo y un Hash de integridad SHA-256) garantizando la inviolabilidad del acuerdo.

Fase 4: Conversión Automática a Legacy (Traspaso a Administración)

Cuando la reserva o solicitud es aprobada por el agente, se inicia el traspaso al sistema core tradicional:

1. En la misma ficha de operación, complete el formulario "Datos Pre-Contrato" (fechas de inicio/fin, plazos de pago, cuotas base, porcentaje de mora, indexación ICL/IPC, depósitos de garantía y comisiones inmobiliarias).
2. Presione el botón de acción "Convertir a Contrato / Inquilino".
3. El motor de conversión de SOI creará de forma automatizada la entidad Inquilino en las tablas core legacy.
4. El sistema cargará en sesión temporal todos los parámetros económicos del pre-contrato y redirigirá al agente automáticamente al formulario "Nuevo Contrato" (contratos_form.php) con todos los campos ya autocompletados, listo para ser emitido de manera oficial con un solo clic.

Fase 5: Cartelería y Marketing Comercial

El sistema realiza un seguimiento del inventario de carteles instalados:

• Las autorizaciones de venta o alquiler disparan órdenes de colocación al equipo de calle.
• Al concretarse la conversión del contrato o registrarse el retiro de la comercialización, el CRM emite automáticamente una Orden de Retiro de Cartel, liberando el stock físico.

Gestión Web (Site Builder & Analytics)

Diseñe, configure y monitoree la presencia en internet de su inmobiliaria mediante la plataforma integrada de administración de contenidos web y el gestor inteligente de propiedades.

Funcionalidades del Site Builder:

• Publicación Automática: Toda propiedad cargada en el sistema en estado "Disponible" o "Publicada" se replica automáticamente en su web de cara al público general, permitiendo búsquedas avanzadas y visitas virtuales.
• Gestión de Contenidos: Modifique de manera autónoma los banners principales, logotipo institucional, colores corporativos de la marca, testimonios de clientes satisfechos y la ficha de presentación de sus agentes comerciales en la sección "Nosotros".
• Lead Capture: Las consultas que los usuarios realizan en el sitio web sobre fichas de propiedades ingresan directamente al CRM como Prospectos, disparando alertas de seguimiento a los vendedores asignados.

Dashboard de Propiedades en la Web

Ubicado en Sitio Web > Propiedades en la Web, este panel interactivo (diseño Apple HIG) unifica las estadísticas de publicación de la plataforma:

• Métricas Rápidas: Tarjetas informativas con el conteo en tiempo real de propiedades Publicadas, En Venta, En Alquiler y Mixtas.
• Distribución por Operación: Gráficos de barras porcentuales dinámicos que muestran la proporción de la cartera según el tipo de negocio.
• Tipos de Propiedades: Chips interactivos que agrupan los inmuebles por categoría (Departamentos, Casas, Oficinas, etc.) indicando la cantidad exacta disponible en cada una.
• Administrador de Inmuebles: Tabla con miniaturas de imágenes, código de referencia, dirección detallada, badges de operación y el precio formateado.

Optimización de Descripciones con Inteligencia Artificial (Gemini)

Para agilizar la carga de fichas y mejorar el impacto comercial de los avisos, se ha incorporado un asistente inteligente de redacción potenciado por Gemini 2.5 Flash:

Flujo de Uso de la IA:

1. Complete los campos básicos del inmueble (dirección, comodidades como cochera, piscina, etc.) y escriba un borrador o punteo simple en la descripción.
2. Haga clic en **"Mejorar con IA"**. El sistema invocará la API de Gemini enviando todos los datos contextuales recopilados.
3. **Modal de Comparación (Apple HIG Style)**: Se abrirá una ventana de comparación a doble columna:
   • Columna Izquierda (Texto Original): Muestra el borrador original en tono grisáceo para una lectura pasiva.
   • Columna Derecha (Propuesta de la IA): Muestra el texto profesional generado, destacando los puntos fuertes del inmueble.
4. Presione el botón azul **"Aplicar Cambios"** y el texto optimizado se insertará directamente dentro del editor de contenidos.

Tips de Uso e Innovaciones Estéticas

Actualización de Cuotas por Índice

La plataforma cuenta con un motor inteligente para automatizar el cálculo de aumentos de alquileres por índices oficiales como IPC e ICL.

1. Fórmula Matemática de Cálculo

2. Desfase Mensual Automático (Retraso de Publicación)

Debido a que los organismos oficiales suelen publicar los índices definitivos con demora, la plataforma implementa una lógica de desplazamiento automático (Shift):

• Si el índice final no está cargado, retrocede hasta un máximo de 3 meses buscando el último índice publicado.
• Desplaza el Mes Inicial en la misma cantidad de meses hacia atrás para conservar el lapso exacto contratado (ej. 6 meses de brecha).
• Muestra una alerta detallando el período real de índices utilizado.

Redirección por Inactividad de Sesión

Si la sesión expira, el sistema intercepta las llamadas (tradicionales o peticiones HTMX) y las redirige limpiamente a la pantalla de Login para mantener la estabilidad de la interfaz.

Tooltips de Ayuda Contextual Apple HIG

Ayudas flotantes unificadas en una tarjeta elegante con Glassmorphism en la esquina superior derecha, informando funciones sin entorpecer los clics en tablas.